WBSO-controles: vooral bedrijfsbezoeken
Wanneer RVO een WBSO-controle aankondigt, neemt een inspecteur of adviseur van RVO hiervoor rechtstreeks contact met u op. De controles zijn momenteel vooral fysieke bedrijfsbezoeken. Behalve bedrijfsbezoeken vinden er ook deskcontroles en ‘gemengde controles’ (combinatie van een bedrijfsbezoek met een deskcontrole) plaats. Nadat u een datum heeft afgesproken voor een bedrijfsbezoek, ontvangt u een bevestiging van deze afspraak in het RVO-portaal.
Nieuw: lever binnen veertien dagen urenadministratie aan
Ter voorbereiding op het bedrijfsbezoek vraagt de inspecteur of adviseur of u een deel van uw WBSO-administratie digitaal aanlevert. Het gaat hierbij om zowel de urenadministratie als de kosten- en uitgavenadministratie, indien van toepassing. Nieuw dit jaar is dat wanneer u bericht krijgt van een inspecteur u binnen veertien dagen (!) de gevraagde informatie moet aanleveren. Hierdoor heeft RVO meer tijd om de controle goed voor te bereiden en de details al van tevoren te checken. De urenadministratie levert u per persoon, per project en op dagniveau aan. Van de kosten- en uitgavenadministratie vraagt RVO een overzicht op factuurniveau. De WBSO-controle zelf vindt pas (veel) later plaats. Wanneer u bericht krijgt van een adviseur voor een controle levert u uiterlijk een week voor de audit de informatie aan.
Neem altijd contact op met PNO
Voordat u uw administratie opstuurt, is ons advies dat u eerst contact opneemt met uw PNO-consultant. Het opsturen van uw urenadministratie maakt namelijk al onderdeel uit van de totale WBSO-controle en dit onderdeel komt dus feitelijk neer op een deskcontrole. Tijdens het bedrijfsbezoek zelf door de RVO-inspecteur of -adviseur kunt u uiteraard een toelichting geven op deze administratie en het proces ervan. De focus ligt dan veelal op de inhoud van de projecten en de onderbouwing hiervan in de projectadministratie.
Extra aandacht: RVO- inspecteur of -adviseur?
We noemden het kort al even. Voor een WBSO-controle neemt een RVO- inspecteur of -adviseur contact met u op. ‘Maakt dat uit dan?’ denkt u misschien? Jawel, dat maakt zeker uit. Een RVO- inspecteur en -adviseur voeren beiden een controle uit, maar een inspecteur is een ‘echte’ handhaver – meestal zonder technische achtergrond – die voornamelijk naar het proces en de administratieve bescheiden kijkt. Hij of zij controleert doorgaans diepgaander en gedetailleerder dan een adviseur, die wel een technische achtergrond heeft. Een inspecteur oordeelt in de praktijk harder over uw WBSO-project- en urenadministratie en eventueel kosten- en uitgavenadministratie dan een adviseur.
WBSO-controle tot succes maken met pre-audit
Om er zeker van te zijn dat u een aangekondigde WBSO-controle glansrijk doorstaat, is er de pre-audit. Zeker wanneer een RVO-inspecteur een controle aankondigt, helpt dat u bij een gedegen voorbereiding. Bij een pre-audit toetsen de WBSO-experts van PNO uw WBSO-administratie aan minimaal alle punten waaraan RVO ook toetst. Dit kunnen we overigens ook doen voordat RVO überhaupt een WBSO-controle aankondigt. Zo speelt u tijdig en nog beter in op de eisen die RVO stelt aan een goede WBSO-administratie. Iets wat u in de toekomst – zeker wanneer u een grootbedrijf bent met veel R&D-medewerkers – mogelijk meer WBSO-voordeel oplevert. Meer over de WBSO-pre-audit ziet u in deze video.
Meer weten of hulp nodig?
Wanneer RVO u benadert voor een WBSO-controle, is het advies dus: neem altijd direct contact op met uw PNO-consultant. Met een gezamenlijke voorbereiding zorgen we ervoor dat u de controle goed voorbereid ingaat. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van een pre-audit. Uiteraard geldt dit ook voor bedrijven die nog geen klant zijn van PNO. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht via het formulier hieronder:
