WBSO-controle: RVO neemt contact op met aanvrager
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kondigt een WBSO-controle altijd van tevoren aan en neemt hiervoor direct contact op met de aanvrager. De dienst maakt een afspraak met u voor inzage in uw uren- en projectadministratie en, indien van toepassing, de administratie van de kosten en uitgaven. De controles zijn momenteel in volle gang. RVO voert controles uit op basis van een steekproef. De aanvraag en de realisatiemededeling, die u begin dit jaar heeft ingediend, zijn het uitgangspunt van de audit.
Drie tips voor een goede uitkomst
Voor het met goed gevolg doorstaan van een WBSO-controle, hebben we drie tips voor u op een rij gezet:
1. Zorg dat WBSO-uren- en projectadministratie op orde zijn
Bij de WBSO-controle kijkt RVO of uw administratie voldoet aan de wettelijke eisen en of u een juiste mededeling van de gerealiseerde uren, burgerservicenummers (BSN’s) en, indien van toepassing, de kosten en uitgaven heeft gedaan. Ook kijkt de dienst of u de opgevoerde S&O-werkzaamheden daadwerkelijk heeft uitgevoerd en of u dit kunt onderbouwen met een gedetailleerde projectadministratie. Een correcte projectadministratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, inhoud en voortgang van het project. Verrichte projectwerkzaamheden moeten te koppelen zijn aan de geregistreerde uren. Het gaat erom dat er altijd een verband is tussen de urenadministratie en de projectadministratie.
Concreet betekent dit dat medewerkers die bij u op de loonlijst staan en die WBSO-uren verantwoorden voor hun onderzoeks- en/of ontwikkelwerkzaamheden, deze uren per dag en per project vastleggen. Deze administratie moeten zij altijd binnen tien werkdagen bijwerken, ook als RVO de S&O-verklaring nog niet heeft afgegeven. RVO controleert de urenadministratie per persoon, per dag en per project. Deze moet u dan ook paraat hebben. Voor de projectadministratie en de administratie voor de kosten en uitgaven gelden ruimere termijnen, maar deze moet u wel per project inrichten. Uiteraard moet deze administratie over 2023 beschikbaar zijn.
2. Onderbouw uw mededeling
De realisatiegegevens die u aan RVO heeft gemeld, moeten aansluiten bij uw projectadministratie. Wanneer u met het melden van de urenrealisatie de systematiek van het schuiven met uren (en/of kosten en uitgaven) heeft toegepast, moet u kunnen onderbouwen hoe u de uiteindelijke mededeling heeft opgebouwd. RVO moet namelijk uit uw projectadministratie kunnen herleiden hoe u tot de gemelde realisatie bent gekomen. Uit de projectadministratiemoet duidelijk blijken waaruit de werkzaamheden waarvoor u S&O-uren heeft geschreven, hebben bestaan. De projectadministratie kan bijvoorbeeld bestaan uit schetsen, tekeningen, foto’s en aantekeningen over resultaten van verrichte proeven.
Als uit de administratie niet af te leiden is welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, de administratie niet conform de voorwaarden is ingericht of als u de realisatie niet juist heeft gemeld, kan RVO een forse boete opleggen. Dit blijkt ook uit een recente uitspraak van het College van Beroep voor het bedrijfsleven. Het College oordeelde hierin dat RVO zijn controlerapport voldoende had gemotiveerd. Namelijk dat de aard, de inhoud en de voortgang van het S&O-werk niet op eenvoudige en duidelijke wijze uit de projectadministratie waren af te leiden. RVO kan ook inzage vragen in facturen en andere documenten die de kosten en uitgaven van een WBSO-project verantwoorden. Denk hierbij aan betalingsbewijzen, offertes en opdrachtbevestigingen. De kosten en uitgaven moet u per project bijhouden.
3. Laat een WBSO-pre-audit uitvoeren
Wanneer u er zeker van wilt zijn dat u een aangekondigde WBSO-controle met succes doorstaat, raden we u onze WBSO-pre-audit aan. De WBSO-experts van PNO toetsen, ook voor niet-klanten, bij een pre-audit uw administratie op minimaal alle punten waarop RVO ook toetst. Op deze manier bereidt u de WBSO-controle grondig voor. U kunt zelfs een pre-audit plannen als RVO nog geen WBSO-controle heeft gepland. Zo maakt u uw WBSO-administratie ‘RVO-proof’. Vaak is een uitkomst van de pre-audit dat u in de toekomst meer WBSO kunt claimen dan nu het geval is.
Pre-audit aanvragen?
Heeft u vragen over uw WBSO-administratie of wilt u gebruikmaken van een pre-audit? Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht:
