Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie
Wij kunnen u veel tips geven over de inrichting van uw administratie en de verantwoording voor de WBSO. Hieronder lichten wij er drie uit die u helpen bij een controle van de WBSO-administratie door RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland):
1. Zorg voor goede koppeling van project- en urenadministratie
Naast een inhoudelijke projectadministratie moet u een urenadministratie voeren. Deze urenadministratie moet duidelijk maken hoeveel uren elke individuele S&O-medewerker heeft besteed aan de afzonderlijke, goedgekeurde projecten. De namen van deze medewerkers moeten daarom terug te vinden zijn in de urenadministratie. Het aantal bestede uren moet wel in verhouding staan tot de aard en inhoud van de verrichte werkzaamheden. De inhoudelijke projectadministratie moet een onderbouwing zijn van de verantwoorde S&O-uren, maar dit hoeft niet op een uur nauwkeurig.
De project- en urenadministratie liggen in elkaars verlengde en zijn communicerende vaten. Meer bestede S&O-uren betekent automatisch een uitgebreidere projectadministratie. Alleen een eindrapport of eindproduct is daarom niet voldoende. In de projectadministratie moet een onderbouwing van ‘de weg naar het eindproduct’ aanwezig zijn. Dit kan met brondocumenten als tekeningen, schetsen, foto’s van testen, maar ook prototypes.
Voor het eenvoudig bijhouden van de urenadministratie en het houden van overzicht, heeft PNO een online WBSO-urenschrijftool ontwikkeld. Belangstelling? Neem contact op met uw PNO-consultant.
2. Houd uw werkelijke kosten en uitgaven bij
Wanneer u kiest voor het opvoeren van de werkelijke kosten en uitgaven in de WBSO-aanvraag, dan bent u verplicht hiervan een administratie bij te houden. RVO moet uit deze administratie op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen afleiden welke kosten en uitgaven u per S&O-project heeft gemaakt en betaald voor het R&D-werk waarvoor u de beschikking heeft ontvangen. Het gaat er dus om dat u per S&O-project inzicht geeft in de kosten en uitgaven en de daaraan verbonden betalingen zoals facturen en betaalbewijzen.
Gebruikt u een uitgave deels voor uw S&O-projecten en deels voor andere werkzaamheden, dan mag u de uitgave voor het S&O-deel in aanmerking nemen voor de WBSO. Bij een controle moet het echter wel duidelijk zijn hoe dat percentage S&O-gebruik is bepaald. Dit moet op basis van een berekening die door RVO te controleren is en direct gerelateerd is aan de uitgave. Dit kan bijvoorbeeld op basis van het aantal draaiuren van een machine, vierkante meters bij een gebouw of aantal S&O-batches. Een indirecte toerekening zoals de verhouding totaal gewerkte uren versus S&O-uren van uw medewerkers is niet toegestaan.
3. In- en externe WBSO-projectaanduidingen moeten matchen
In de praktijk komt het vaak voor dat een WBSO-project niet één op één gekoppeld is aan een intern project, maar dat dit meerdere interne projecten betreft. Dit is niet fout of verboden, zolang de technische knelpunten in de interne projecten overeenkomen met de technische knelpunten zoals die in de aanvraag beschreven staan. Het moet voor RVO echter wel duidelijk zijn aan welk WBSO-project de interne projecten gekoppeld zijn.
Dit kan eenvoudig door middel van het toevoegen van een ‘tag’ in een projectensysteem, maar ook door een conversielijst in Excel. Op deze manier zijn de geregistreerde uren gelabeld als zijnde WBSO-uren en zijn zowel de inhoudelijke administratie als ook de kosten en uitgaven (indien van toepassing) gekoppeld aan de WBSO-projecten. Dit geeft de RVO-adviseur het benodigde inzicht in de WBSO-projecten, aangezien dit eenvoudig en duidelijk herleidbaar moet zijn.
Twijfel? Vraag proefcontrole aan
Twijfelt u eraan of uw WBSO-administratie op orde is? Of benieuwd of uw interne WBSO-proces optimaal is ingericht? Vraag een proefcontrole of een audit aan! Ook voor andere vragen over subsidiemanagement helpen wij en onze collega’s van ffiqs u graag. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht:
