Consortiumovereenkomst
In Horizon Europe is een consortiumovereenkomst verplicht voor alle samenwerkingsprojecten. De Europese Commissie is overigens geen partij bij dergelijke overeenkomsten. De consortiumovereenkomst geldt uitsluitend tussen de projectpartners en specificeert de rechten en plichten van de projectpartners. Zo bevat het bepalingen over organisatie en besluitvorming, financiële zaken en de behandeling van intellectuele eigendomsrechten binnen het consortium.
Het DESCA-model
Hoewel Horizon Europe vereist dat deelnemende projecten een consortiumovereenkomst hebben, werkt de Europese Commissie niet met een gestandaardiseerd raamwerk voor deze overeenkomsten. Om aan deze behoefte tegemoet te komen, heeft een groep experts, bekend als de DESCA-kerngroep, in december 2020 een consortiumovereenkomst-model voor het Horizon Europe-programma gepubliceerd. Dit model, genaamd DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement), biedt een gestandaardiseerd kader voor consortiumovereenkomsten binnen Horizon Europe projecten. Hoewel het gebruik van het DESCA-model niet verplicht is, wordt dit format in het algemeen gebruikt in de praktijk.
DESCA Model 2.0 (lump sum subsidies)
Inmiddels is een geheel nieuwe versie van het DESCA model gepubliceerd: DESCA Horizon Europe 2.0. Het belangrijkste kenmerk van deze versie is de integratie van oplossingen voor projecten die worden gefinancierd met een lump sum financiering. Lump sum subsidies worden steeds vaker gebruikt in Horizon Europe. Het betreft een vast bedrag aan subsidie dat wordt toegekend aan de projectpartners (begunstigden), waarbij het project alleen wordt geëvalueerd op prestatieniveau, zonder de noodzaak om werkelijke kosten te rapporteren.
Het nieuwe DESCA-model is een verbeterde versie van de eerdere DESCA 2020 tekst, en houdt meer rekening met de praktische wensen en behoeften bij projecten met lump sum subsidie-financiering. In het nieuwe DESCA-model wordt benadrukt dat het voor lump sum subsidies van essentieel belang is om de voortgang van het project te monitoren en in dat verband de bijlagen bij de Grant Agreement up-to-date te houden. Dit is om verschillende redenen van belang:
- In de eerste plaats fungeert bijlage 2 van de Grant Agreement (Annex 2, Estimated budget for the action) als leidraad voor de financiële planning en de uitvoering van het project door de projectpartners.
- In de tweede plaats is het essentieel om deze bijlage up-to-date te houden, omdat de subsidieverstrekker uitsluitend subsidie verstrekt in overeenstemming met de bedragen zoals vermeld in Bijlage 2 van de Grant Agreement. In tegenstelling tot financiering op basis van werkelijke kosten, worden bij lump sum subsidies vooraf vastgestelde bedragen toegekend, afhankelijk van de voltooiing van de werkpakketten conform bijlage 1 (Annex 1, Description of the action) Grant agreement. Als er wijzigingen zijn in het budget of de taken, dan is het dus van groot belang dat partijen deze wijzigingen verwerken in de bijlagen bij de Grant agreement. De DESCA-kerngroep benadrukt daarom dat de Commissie actie moet ondernemen om deze procedures te verkorten om aan de vraag te kunnen voldoen, omdat de huidige wijzigingsprocedures tijdrovend zijn.
Vertraging en fouten in de uitvoering
Bij lump sum financiering hangt de subsidie af van het behalen van specifieke doelen en mijlpalen. Daarom kan een vertraging of fout in de uitvoering van een werkpakket leiden tot een vermindering of zelfs afwijzing van de subsidiebijdragen van andere partijen binnen het consortium. Het is daarom van cruciaal belang dat alle betrokken partijen hun toegewezen taken correct en tijdig uitvoeren. Om dit te waarborgen is artikel 4.5 (Specific responsibilities regarding reporting and implementation) toegevoegd aan het DESCA-model om de voortgang van taken te monitoren en rapporteren.
Artikel 4.5 DESCA model 2.0 verplicht de projectpartners om voortdurend informatie te verstrekken over de voortgang van de implementatie van de werkpakketten, inclusief de verplichting om op verzoek interne voortgangsrapportages te verstrekken. Bovendien vereist DESCA 2.0 dat wanneer een partij besluit om uit het project te stappen, er een termination rapport wordt opgesteld om de overige partijen te begeleiden bij het vinden van alternatieve oplossingen voor de voltooiing van werkpakketten en het herverdelen van taken, zodat de voortgang van het project wordt gewaarborgd en de subsidiebijdragen niet in het geding komt.
Maar wat als een partij haar taken niet (goed) nakomt? DESCA HE 2.0 introduceert een nieuw artikel, 4.5.4 (Consequences of non-compliance), waarin de mogelijke gevolgen van onjuiste rapportage of implementatie van het project worden benadrukt, zoals schendingenprocedures en beëindiging van de deelname van een partij (“Improper reporting or implementation of the Project may lead to a breach procedure and termination of a Party’s participation according to Section 4.2 of this Consortium Agreement. The Parties are aware, that their implementation may affect the completion of tasks or work packages by other Parties and that improper implementation or reporting can lead to liability in accordance with Section 5 of this Consortium Agreement, e.g. in case of reduction or recovery of funding by the Granting Authority.”).
Kunnen de andere projectpartners in dat geval de in gebreke zijnde partij aansprakelijk stellen? Het antwoord op deze vraag luidt bevestigend. In de opmerking bij artikel 4.5.4 DESCA Model 2.0 wordt benadrukt dat de afwijzing of vermindering van de lump sum-bijdrage van een andere partij, kan worden beschouwd als schade, waarvoor de in gebreke zijnde partij aansprakelijk zal zijn (“Improper implementation by a Party may for example lead to rejection or reduction of another Party’s initial Lump Sum Contribution, which can be considered as damage caused to the suffering Party for which the breaching Party will be liable in accordance with Section 5.2.”).
De aansprakelijkheidsclausule in het DESCA-model (artikel 5.2) is overigens ongewijzigd gebleven ten opzichte van de eerdere DESCA-modelversie, inhoudende dat de totale aansprakelijkheid van een partij jegens een andere partij beperkt zal zijn tot één of twee keer (ter vrije keuze van partijen) het aandeel van de partij in de totale kosten in het project, behoudens opzet.
Kortom, wanneer een partij haar taken niet goed uitvoert en daardoor schade berokkent aan de andere projectpartners, dan komt hen een beroep toe op de aansprakelijkheidsclausule artikel 5.2 DESCA Model 2.0. In beginsel zal de aansprakelijkheid beperkt zijn, tenzij sprake is van opzettelijk handelen. Het is aan de projectpartners om aan te tonen of hiervan sprake is.
Conclusie
Het DESCA HE 2.0-model vertegenwoordigt een belangrijke vooruitgang in de wereld van Horizon Europe consortiumovereenkomsten. Door zich te richten op voortgangsmonitoring, verantwoording en de gevolgen van niet-naleving, komt het nieuwe DESCA-model tegemoet aan de behoefte van de praktijk om een raamwerk te bieden voor projecten die gefinancierd worden met lump sum subsidies binnen Horizon Europe.
Wat kan PNO voor u doen?
De juristen van PNO Consultants hebben ruime ervaring met subsidie-gerelateerde vraagstukken. Zo zijn zij u graag van dienst bij het opstellen (of beoordelen) van op maat gemaakte samenwerkingsovereenkomsten. Maar ook in het voorafgaande traject zijn zij u graag van dienst, bijvoorbeeld met advies over de mogelijke organisatievormen van een project of consortium, dat rekening houdt met de eisen van de subsidieregelgeving én met praktische uitvoerbaarheid. Lees hier meer over de diensten van ons juridische team. Meer weten? Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht:
