Welke EU-audits zijn er?
Wanneer u een EU-subsidie heeft ontvangen van de Europese Commissie (EC) kan zij, behalve periodieke projectcontroles en -beoordelingen, de volgende audits uitvoeren bij uw organisatie:
- externe audit (audit van het eerste niveau): verplichte audit van financiële overzichten (kostenverslag) wanneer een financieringsdrempel wordt bereikt. Voor Horizon Europe is een Certificate on the Financial Statement (CFS) verplicht wanneer de totaal aangevraagde EU-bijdrage (inclusief indirecte kosten) 430.000 euro is.
- EC-audit (audit van het tweede niveau): de EC kan op elk moment besluiten een audit van het tweede niveau uit te voeren, tot enkele jaren na de laatste betaling. Organisaties worden willekeurig geselecteerd, maar bepaalde risicofactoren verhogen de kans om geselecteerd te worden (bijvoorbeeld nieuwe begunstigden of projecten met hoge subsidiebedragen). Deze audit geeft de EC een gedetailleerd inzicht in uw projectadministratie, financiële procedures en alle andere processen die te maken hebben met de uitvoering van het project.
Audit-supportservice volgens bewezen methodologie
De gevolgen van een misgelopen audit kunnen ernstig zijn en zelfs een grote impact hebben op projecten die buiten de auditscope vallen. Als expert in EU-projectmanagement en -compliance biedt PNO daarom een audit-supportservice aan: Audit Preparation & Support.
De Audit-supportservice hanteert een bewezen methodologie (EC AIP) en bestaat uit de volgende stappen:
- organiseren van een persoonlijke of virtuele kick off meeting om de auditvoorbereidingsstrategie te presenteren en inzicht te krijgen in uw subsidiebeheerprocessen
- beoordelen van uw boekhoudprocedures en kruisvalidatie met alle toepasselijke subsidieovereenkomsten
- identificeren van potentiële valkuilen en het implementeren van risicobeperkende maatregelen
- uitvoeren van een steekproefsgewijze controletest met behulp van de EC-auditmethodologie
- persoonlijke hulp bieden bij het opstellen van een betrouwbaar auditdossier
- bieden van stapsgewijze ondersteuning tijdens de voorbereiding en uitvoering van de audit
- organiseren van een afsluitende bijeenkomst met aanbevelingen en geleerde lessen.
Afgestemd op het profiel en de ervaring van uw organisatie, bieden we een dienstenpakket aan dat precies aan uw behoeften voldoet. Onze compliance-experts hebben ervaring met een groot aantal EU-financieringsprogramma’s, waaronder Horizon 2020, Horizon Europe (inclusief EIT KIC’s), LIFE en de Connecting Europe Facility (CEF).
Hoe audit-proof is uw organisatie?
Onze ondersteuning bij de auditvoorbereiding geeft u inzicht in hoe audit-proof uw organisatie eigenlijk is. We bieden aan de hand van de boven beschreven methodologie de volgende ondersteuning:
- opstellen van alle ondersteunende documenten ter onderbouwing van de gerapporteerde kosten
- invullen van de documenten/templates die vereist zijn voor de CFS- (Certificate on the Financial Statement) en EC-audit
- analyseren van de EU-projectadministratie, inclusief relevante interne procedures, kostenrapportage en boekhoudprocessen.
Wat levert audit-supportservice uw organisatie op?
De audit-supportservice zorgt voor een duidelijk overzicht van de volgende aspecten van een toekomstige audit-proof projectadministratie:
- informatie: een gedetailleerd begrip van de auditmethodologie van de EC, formele procedures en implementatietijdlijn
- analyse: een grondige test van uw EU-projectadministratie, interne controleprocessen, kostenrapportage en boekhouding
- risicodetectie: een gepersonaliseerd Audit Readiness Report met geïdentificeerde risico’s
- optimalisatie: aanbevelingen voor het verbeteren van uw projectadministratie voor nu en toekomstige projecten.
Meer weten?
Staat u voor een EU-audit of wilt u zich voorbereiden op een audit? U kunt rekenen op de praktische ondersteuning van de experts van PNO en ffiqs (onderdeel van PNO Group). Neem contact op voor meer informatie over onze audit-supportservice en andere EU-subsidiediensten. Bel 088-838 13 81 of vul het contactformulier in:
