Subsidievereisten opgelegd door een financier kunnen voor uw organisatie behoorlijk overweldigend zijn en een significante impact hebben op uw interne werking. Zo kunnen er in de projectovereenkomst verregaande bepalingen opgenomen zijn met betrekking tot volgende aspecten:
- Kostencategorieën en berekeningsmethodes
- Aanbestedingsprocedures (‘best value for money’)
- Tijdsregistratie
- Vereiste bewijsstukken
- Niet-subsidiabele kosten
- Interne procedures
- Projectinkomsten
- Co-financiering
- Contractbeheer en amendementen
- Onvoorziene projectwijzigingen en overmacht (‘force majeure’)
Bovendien kan de financier uw organisatie onderwerpen aan een audit, waarin de toepassing van het subsidiereglement zorgvuldig wordt gecontroleerd. Dit kan niet enkel leiden tot het verwerpen van kosten of het terugbetalen van ontvangen financiering, maar in sommige gevallen zelfs tot systeemfouten die een aanzienlijke impact kunnen hebben op eventuele andere projecten van dezelfde financier.
Onze diensten
Het nauwgezet bijhouden van een solide financiële projectadministratie vormt voor veel organisaties een aanzienlijke uitdaging. Indien u twijfelt of uw organisatie volledig voldoet aan alle opgelegde administratieve, financiële en rapporteringsvereisten, dan is het ten zeerste aanbevolen om een proefcontrole of ‘audit readiness assessment’ te laten uitvoeren. Tijdens deze proefaudit controleren onze experts uw administratie, boekhouding en processen op de punten die ook tijdens een officiële audit kunnen worden getoetst.
- Informatie: Wij geven gedetailleerde toelichting over de types audits waaraan de financier u kan onderwerpen, de gebruikte methodologie en de praktische implementatie.
- Analyse: Op basis van een steekproef toetsen wij uw projectadministratie en processen af aan de vereisten van de financier.
- Risicodetectie: U ontvangt een ‘audit readiness report’, waarin potentiële risico’s in uw projectadministratie worden uitgelicht.
- Optimalisatie: Wij formuleren concrete aanbevelingen om uw interne processen en projectadministratie verder te optimaliseren.
Een feitelijke audit in het vooruitzicht? Minimaliseer de kans op verworpen kosten en doe beroep op onze experts voor ondersteuning.
- Voorbereiding: Wij bereiden uw administratie voor op de aankomende audit en helpen bij het opstellen van een sterk auditdossier.
- Ondersteuning: Wij begeleiden uw personeel tijdens de uitvoering van de audit en bieden ondersteuning bij het beantwoorden van eventuele vragen – bij u ter plekke of als beschikbare helpdesk.
- Closing meeting: Tijdens een afsluitende vergadering overlopen we de auditresultaten en adviseren we hoe u uw interne procedures naar de toekomst toe verder kan optimaliseren.
Download onze flyer ‘EU Audit Readiness & Support Services‘ voor meer informatie!
Ondersteuning op maat van uw organisatie
Elke organisatie is uniek, en onze dienstverlening is dat ook. In functie van uw concrete noden kunnen wij een op-maat-gemaakte ondersteuning aanbieden. Contacteer ons voor meer informatie!
Vertrouw op meer dan 30 jaar ervaring
PNO Innnovation biedt u meer dan 30 jaar ervaring in subsidiebeheer, audits en projectmanagement. Wij ondersteunen kmo’s, multinationals, universiteiten, onderzoekscentra, ngo’s, associaties en overheidsinstellingen. Onze experts hebben ervaring met een breed gamma van regionale, nationale en Europese subsidiekanalen – onder andere:
• Horizon 2020 & Horizon Europe (incl. EIT KICs, ERC, EIC, MSCA)
• Connecting Europe Facility (CEF)
• Strategische Transformatie Steun (STS)
